1. Organizacja:
a) Zamojskie Spotkania z Fantastyką 2011 (w skrócie ZSZeF 9) są konwentem trzydniowym typu non-stop, tzn. konwent zaczyna się w piątek 16 września o godzinie 17:00, a kończy w niedzielę 18 września o godzinie 15:00.
b) ZSZeF 9 odbywa się na terenie II Liceum Ogólnokształcącego w Zamościu.
c) Do dyspozycji konwentowiczów oddany został cały budynek.
d) Do dyspozycji konwentowiczów oddane zostały toalety w całym budynku.
e) W czasie trwania konwentu na jego terenie mogą przebywać wyłącznie organiztorzy, obsuga, ochrona, goście, prelegenci, twórcy programu oraz osoby, które opłaciły akredytację trzydniową w wysokości 15+k4 zł* lub jednodniową, uprawniającą do pobycie na terenie konwentu do godziny 24:00 danego dnia, w wysokości 4+k4 zł* za piątek, 8+k4 zł* za sobotę lub 3+k4 zł* za niedzielę.
f) Przez cały czas trwania konwentu dla uczestników zostało przewidzianych wiele atrakcji, z tym, że w późniejszych godzinach nocnych zostaną one ograniczone do minimum, aby nie przeszkadzać tym, którzy w tym czasie chcą się przespać.
g) Drzwi do budynku zamykane będą co noc w godzinach 22:00 – 6:00 dla osób z zewnątrz. Będą otwierane tylko w wyjątkowych wypadkach po kontakcie z organizatorem.
2. Bezpieczeństwo:
a) Nad prawidłowym przebiegiem imprezy czuwać będą organizatorzy, wyznaczona przez nich służba porządkowa i/lub profesjonalna ochrona.
b) Organizatorzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne uczestników konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą ich sprawcy. Ubezpieczenie we własnym zakresie.
c) Wszelkie zauważone próby wszczynania bójek, kłótni czy awantur będą tłumione w zarodku, a ich prowodyrzy zostaną wydaleni z konwentu bez zwrotu akredytacji i identyfikatora.
d) Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.
e) Każdy uczestnik konwentu zobowiązany jest do kulturalnego zachowywania się i podporządkowania się decyzjom organizatorów (wliczając w to obsługę i ochronę). W przypadku krzywdzącej decyzji ze strony w/w osób można powołać się do koordynatora konwentu, którego decyzja jest ostateczna.
3. Akredytacja:
a) Podczas akredytacji uczestnik konwentu będzie poproszony o okazanie swojego dowodu tożsamości, z którego będzie przepisane jego imię, nazwisko, adres i numer dowodu. Procedura ta jest podyktowana względami bezpieczeństwa. Dane te po zakończeniu konwentu nie będą w żaden sposób przetwarzane.
b) Konwentowicze muszą mieć przez cały czas trwania imprezy przypięty w widocznym miejscu identyfikator otrzymany przy akredytacji, podpisany (imieniem i nazwiskiem lub pseudonimem).
c) Każdy identyfikator posiada unikalny numer i jest przypisany do konkretnej osoby, dlatego niemożliwe jest wejście na konwent z cudzym identyfikatorem.
d) W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do akredytacji. Wydany zostanie duplikat z nowym numerem (poprzedni numer zostanie oznaczony jako nieaktualny i niemożliwe będzie jego dalsze używanie). Opłata za wydanie duplikatu wynosi 5 zł.
e) Osoby nieposiadające identyfikatora i nie będące na wykazie konwentowiczów będą niezwłocznie wydalane z terenu konwentu.
4. Używki:
a) Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia, posiadania oraz spożywania alkoholu oraz innych środków odurzających w jakiejkolwiek postaci. Wszelkie tego typu środki będą natychmiast i bezzwrotnie konfiskowane, a osoby nietrzeźwe lub zachowujący się w sposób sprzeczny z zasadami kultury będą usuwane z terenu konwentu bez zwrotu identyfikatora lub akredytacji.
b) Każdy uczestnik konwentu zobowiązany jest do przestrzegania zasad BHP obowiązuyjących w budynku II Liceum Ogólnokształcącego w Zamościu (z którymi można zapoznać się na miejscu) oraz zachowywania porządku i czystości.
c) Zabronione jest wnoszenia na teren konwentu jakichkolwiek niebezpiecznych przedmiotów, wliczając w to broń białą, palną oraz repliki broni palnej. Z zakazu zwolniona jest ochrona konwentu oraz osoby przygotowujące pokazy przewidziane w programie konwentu.
5. Inne:
a) Organizatorzy i obsługa zastrzegają sobie prawo do uczestnictwa we wszystkich konkursach, turniejach i zawodach odbywających się na konwencie.
b) W momencie dokonania akredytacji, uczestnik zostaje zapisany na listę uczestników konwentu i tym samym zobowiązuje się do przestrzegania postanowień ninejszego regulaminu.
c) Nieznajomość regulaminu nie zwalnia od jego przestrzegania.
d) Nieprzestrzeganie któregokolwiek z punktów ninejszego regulaminu grozi usunięciem z terenu konwentu bez zwrotu akredytacji i identyfikatora.